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Définition du logiciel de caisse

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel et les garder en mémoire. Ces opérations ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables. Les données concernées sont donc celles qui participent directement ou indirectement à une transaction, sur une vente ou une prestation de service.

Les obligations prévues par la loi

La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.

Il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.  

Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :

• condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
• condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
• condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
• condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.

Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Professionnels concernés par l’obligation de certification

La loi n’impose en aucun cas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure.

Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Des exceptions ont cependant été prévues dans les cas suivants :

• professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
• professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
• professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
• professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
• entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.

Vous êtes concernés par l’obligation de certification si vous utilisez un logiciel ou un système accessible en ligne.

Par ailleurs, le dispositif est également applicable à des équipements comme  les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Dans ce cas, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.

Enfin, si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.

Une amende d’un montant de 7 500€ sera applicable pour les entreprises n’ayant sciemment fait aucune démarche de mise en conformité.

Forme doit prendre le document de certification

Le format de l’attestation peut être un document physique ou bien un document dématérialisé.

Il peut s’agir soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité soit d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité suivant le modèle établi par l’administration fiscale.

Le document de certification doit être individuel, c’est-à-dire au nom de votre entreprise, et produite par l’éditeur du logiciel de caisse concernés. Sur ce document doivent apparaître les éléments suivants :

• Le nom et la référence précise du logiciel ;
• La date d’acquisition du logiciel ;
• La mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

L’allocation viagère est un régime de retraite obligatoire permettant d’assurer aux gérants de débits de tabac ou à leur conjoint veuf ou veuve, un revenu minimum lors de leur cessation d’activité (allocation à taux plein à partir de 65 ans ou 60 ans en cas d’invalidité).

Les droits à allocation sont exprimés en « points tabacs » inscrits dans un compte ouvert au nom du gérant, à titre personnel ou en qualité de gérant majoritaire d’une société en nom collectif.

Ces points sont acquis chaque année en fonction des remises allouées sur la vente des tabacs et de la valeur d’achat du point, qui correspond à 3,80 € depuis janvier 2018.

Le montant de l’allocation est calculé en fonction de la valeur de service du point, révisée chaque année. Cette valeur est fixée à 2,11 € jusqu’au 30 juin 2019.

Montant de l’allocation = (nombre de points acquis) x (valeur de service du point).

La cotisation, fixée à 1,66  % de la remise brute, est acquittée par les fournisseurs à la livraison des tabacs manufacturés aux débitants, au plus tard le 25 de chaque mois, sur la base d’une déclaration des quantités livrées transmise à l’administration.

L’évaluation des droits acquis par le débitant de tabac

Pour connaître vos droits, les demandes d’évaluation de votre allocation future doivent être adressées au RAVGDT :
RAVGDT
1 avenue du Général de Gaulle – TSA 66751
95144 Garges-lès-Gonesse Cedex

Garantir vos fournisseurs

Vos fournisseurs exigent des cautions pour vous permettre de régler vos commandes (tabac) ou distribuer leurs produits (PMU, presse, Française des Jeux). Le Groupe EDC a développé des solutions pour chacune de ces activités.

Caution tabac

Crédit à la livraison, crédit de stock, crédit saisonnier et augmentation temporaire de crédit à la livraison. Nos garanties s’adaptent à tous vos besoins.

Crédit à la livraison

L’EDC se porte caution pour vous lors du règlement de la commande auprès de votre fournisseur de tabac. Cela permet de décaler le paiement à la livraison suivante au lieu de régler par chèque de banque dès réception de la marchandise.

Crédit de stock

Il vous permet, si vous bénéficiez du crédit à la livraison, d’obtenir du fournisseur un crédit permanent d’un montant égal à environ 60 % de la valeur moyenne des livraisons à crédit effectuées au cours de l’année précédente. Le montant du crédit de stock ainsi déterminé est révisé chaque année. Il est également révisé en cas de changement de tarif, proportionnellement à l’évolution du prix moyen du tabac, lorsque cette évolution excède 2 %.

Crédit saisonnier

Lorsque vous bénéficiez d’un crédit à la livraison et d’un crédit de stock et êtes situé dans une zone à forte fréquentation touristique, vous pouvez passer une commande beaucoup plus importante et nous solliciter pour la cautionner. Le montant de ce crédit saisonnier est remboursable en deux fois : 50% lors de la prochaine livraison de tabac puis 50% restants 90 jours après la date d’exigibilité de la première partie.

Augmentation temporaire de crédit à la livraison

Lorsque vous bénéficiez d’un crédit à la livraison , vous pouvez demander une augmentation temporaire de votre crédit livraison (ATCL) si vous êtes situé dans une zone où la saisonnalité est importante. Il existe 2 versions de l’ATCL : une pour la saison d’été et une pour la saison d’hiver.

Caution jeux

Pour se prémunir contre les risques d’impayés, la Française des Jeux demande une caution à ses clients professionnels.

Dans le cadre de ses relations avec ses clients professionnels, la Française des Jeux doit se prémunir contre les risques d’impayés. Le groupe EDC a développé un contrat de cautionnement parfaitement adapté à ces exigences et permet de gérer votre activité jeux dans un climat de confiance mutuelle.

Caution Pmu

Pour se prémunir contre les risques d’impayés, le PMU demande une caution à ses clients.

Pour exercer l’activité PMU dans votre établissement, un cautionnement est indispensable. Il vous permettra d’être agréé par le PMU et ainsi autorisé à vendre ses produits. L’EDC propose un contrat à des conditions privilégiées.

Caution presse

Pour se prémunir contre les risques d’impayés, les dépositaires de presse demandent une caution à leurs diffuseurs.

Le métier de diffuseur de presse répond à des exigences de la part des dépositaires afin de garantir le risque d’impayé. Un contrat EDC adapté vous permet de cautionner cette activité.

Votre entreprise subit des problèmes de remboursement d’impôts et taxes ?

Délais de paiement ou remise d’impôt pour les créances fiscales

Les entreprises confrontées à des difficultés de paiement peuvent solliciter, jusqu’au 30 avril 2019, selon les cas :

• un plan d’étalement du règlement de leur dette fiscale
• ou bien une remise d’impôt (sur l’impôt sur les bénéfices ou sur la contribution économique territoriale par exemple)

Le bénéfice de ces mesures gracieuse est soumis à un examen individualisé des demandes tenant compte de la situation et des difficultés financières des entreprises. découlant du Mouvement des Gilets Jaunes. La remise doit par exemple être motivée par une situation de gêne ou d’indigence plaçant l’entreprise dans une impossibilité de payer.

Pour faciliter les démarches des entreprises qui souhaitent bénéficier d’un étalement ou d’une remise, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) met à leur disposition un formulaire de demande qu’elles doivent ensuite adresser à leur service des impôts des entreprises

Remboursement accéléré de vos crédits d’impôts (CICE, TVA)

Les Direction départementale des finances publiques (DDFIP) traitent avec célérité les demandes de remboursement de crédits de TVA et de CICE des entreprises impactées par le mouvement des « gilets jaunes » qui en font la demande.

Reporter vos échéances de cotisations sociales

Jusqu’au 30 avril 2019, votre débitant de tabac, café, restaurant peut demander un report pour le paiement des cotisations dues au titre des mois de janvier, février et mars 2019, ainsi que pour celles du 1^er trimestre 2019 pour les cotisants non mensualisés. Ces reports ne donneront lieu à aucune majoration ni pénalité de retard d’aucune sorte.En cas de non-respect des délais de paiement qui auront été convenus, une adaptation de l’étalement vous sera proposée.

Vous avez des problèmes de trésorerie, de remboursement de crédits ?

La Fédération bancaire française a recommandé en novembre 2018 aux réseaux bancaires d’examiner avec la plus haute bienveillance, et au cas par cas, les situations des artisans, commerçants et entreprises impactés dans leurs activités, afin de rechercher des solutions appropriées, s’agissant en particulier de besoins de financement court terme.

En cas de besoin de financement de court terme, découlant du Mouvement des Gilets Jaunes, adressez-vous à votre établissement bancaire.

Vos difficultés ont un impact sur vos salariés et risquent d’entraîner des licenciements ?

Pour les entreprises devant réduire ou suspendre leur activité, afin de placer leurs salariés en chômage partiel, une demande d’activité partielle peut être sollicitée auprès de la DIRECCTE.

Dès lors, l’entreprise reçoit une allocation financée par l’Etat et l’organisme gestionnaire du régime d’assurance chômage (exemple : pour une entreprise de 1 à 250 salariés, 7,74 € par heure chômée) ; l’entreprise verse une indemnité horaire aux salariés égale à 70 % de leurs salaires bruts horaires (environ 84 % du salaire net horaire).

Votre débitant de tabac, café, restaurant doit faire face à un conflit avec des clients ou des fournisseurs ?

La Médiation des entreprises propose un service de médiation gratuit, rapide – moins de 3 mois – et confidentiel – le secret des affaires est préservé, la notoriété des entreprises également.

Tout différend lié à l’exécution d’un contrat de droit privé, y compris tacite, ou d’une commande publique, peut faire l’objet d’une saisine du médiateur.

Source : Le portail de l’Economie et des Finances, de l’Action et des Comptes publics

Une aide financière est mise en place afin de permettre aux buralistes de transformer leur débits de tabac en commerce de proximité.

Depuis le 19 octobre 2018, une aide financière permet aux buralistes et syndicats professionnels représentant la profession de transformer leurs débits de tabac en commerce de proximité multi services.

Entre la hausse du prix des cigarettes, la fermeture de nombreux débits, l’impératif de santé publique et les enjeux financiers que cette dernière représente, le gouvernement change de cap en accordant cette fois une aide à la transformation des débits de tabac, en commerce de proximité multi service.

Il ne s’agit plus de moderniser le débit de tabac, modernisation encadrée en 2017 par le décret n° 2017-679 du 28 juin 2017 et aujourd’hui abrogé, mais bien de le transformer afin de le réaménager et surtout de le repositionner commercialement parlant.

Le décret du 17 octobre 2018 portant création d’une aide à la transformation des débits de tabac et un arrêté du même jour (Arr. 17 oct. 2018, NOR: CPAD1824338A) mettent ainsi en oeuvre le protocole d’accord sur la transformation du réseau des buralistes passé en février 2018 entre le ministre de l’action et des comptes publics et la Confédération des buralistes, dont les 3 objectifs sur la période 2018-2021 étaient de :

• donner aux buralistes les moyens de réaliser la transformation durable de l’exercice de leur métier et de passer du débitant de tabac à une nouvelle forme de commerce de proximité répondant aux multiples besoins locaux ;
• soutenir, sur la durée du protocole, les buralistes dont l’activité économique serait significativement  pénalisée par l’augmentation des prix du tabac ;
• accompagner les buralistes dans la mission de préposé de l’Etat que leur confère le contrat de gérance.

Une transformation visible du point de vente

L’aide à la transformation des débits de tabac mise en place par le décret du 17 octobre 2018 est destinée non seulement aux débits de tabac, mais également aux syndicats professionnels représentant nationalement les buralistes. Selon les termes de l’article 1er du décret du 17 octobre, en favorisant la transformation du  débit de tabac en un commerce de proximité, il s’agit d’aboutir à une  » identité nouvelle et visible du commerce dans son ensemble « .

Concrètement, l’aide doit permettre de soutenir le projet de transformation visible du point de vente, notamment par l’intégration de nouvelles lignes de produits et services, par la mise en place d’offres commerciales réorganisées, par un réaménagement du point de vente ou par la transformation digitale du commerce.

Quant à l’aide accordée à un syndicat professionnel représentant nationalement des buralistes sur la demande de son président, elle permet de concevoir et préparer la transformation du réseau des buralistes. Elle est attribuée pour le financement d’études de marché sur le réseau des buralistes, d’études concernant la conception et la configuration du local commercial, de l’accompagnement du réseau des débitants dans son projet de transformation de son activité. Un audit préalable à l’attribution de l’aide

L’aide concerne les repreneurs d’un établissement ou d’un débit de tabac ordinaire avec un projet de développement ainsi que les buralistes en activité souhaitant se repositionner commercialement et réaménager leur établissement.

Pour être éligible, la demande d’aide doit préalablement avoir fait l’objet d’un audit préalable qui doit permettre de définir, à partir de l’analyse de la situation existante, les améliorations et modifications à réaliser pour transformer le local commercial en commerce multi-produits et services. Le projet de transformation du point de vente

Le buraliste doit, dans sa demande d’aide, soumettre un projet de travaux devant conduire à la rénovation de l’extérieur et de l’intérieur du commerce, demande qui doit combiner obligatoirement au moins deux éléments concernant la partie extérieure du commerce (la  » carotte  » des stickers, des bandeaux lumineux, des écrans digitaux, des totems par exemple) et deux éléments concernant la partie intérieure du commerce (linéaires, caissons, comptoir, supports adaptés à la vente d’un produit spécifique, présentoirs) parmi une liste figurant dans l’arrêté du 17 octobre précité. Une aide plafonnée à 33 000 euros

Concrètement, et suivant l’article 4 du décret, l’aide qui est accordée par la Direction interrégionale des douanes et droits indirects d’Ile-de-France est plafonnée à 33 000 euros, audit préalable compris. Elle représente 30 % du plafond total des dépenses hors taxes engagées par un débitant pour la transformation de son débit, aide portée à 40 % pour les bénéficiaires du complément de remise au titre de l’année précédant la demande. Cependant, dès lors que le montant de l’aide est supérieur à 23 000 euros, le débitant de tabac doit passer une convention avec le directeur interrégional des douanes et droits indirects d’Ile-de-France.

Enfin, le débit de tabac n’est éligible qu’une fois à l’aide, elle-même versée en une seule fois. L’audit est éligible à l’aide à hauteur de 50 % de son montant s’il n’est pas suivi de travaux de transformation. Si des travaux de transformation sont réalisés ultérieurement sur la base de cet audit, ceux-ci sont éligibles à l’aide. Dans ce cas, l’audit est pris en charge à 100 %.

Le texte précise que les travaux effectués personnellement par le débitant ne sont pas éligibles à l’aide et que les parties privatives et la réserve du débit de tabac sont exclues du dispositif. Le débitant ne doit pas, par ailleurs, disposer d’un autre dispositif d’aide. Des agenceurs pour transformer le débit de tabac

Pour reconfigurer le débit de tabac et le transformer en commerce de proximité, le gérant du débit de tabac fait appel à deux agenceurs, fournisseurs ou prestataires aux fins de devis. Remboursement de l’aide en l’absence de travaux

Si un service des douanes et droits indirects constate que les matériels et équipements n’ont pas été installés, ou que les travaux n’ont pas été effectués, ou ne correspondent pas aux factures présentées lors de la demande d’aide, le débitant de tabac est informé de l’irrégularité constatée et doit rembourser l’aide qu’il a perçue.

A défaut de remboursement, la créance est rendue exécutoire et recouvrée conformément aux voies d’exécution. Une durée limitée du dispositif

Le dispositif d’aide à la transformation des débits de tabac prend fin le 31 décembre 2021, les dossiers de demande d’aide pouvant néanmoins se faire jusqu’au 31 mars 2022.

Source : Les Editions Législatives